Кроме того, благосостояние Вашего предприятия напрямую зависит от того, насколько хорошо ваши сотрудники обеспечивают сохранность имущества предприятия.

И, наконец - заинтересованный в своей безопасности бизнесмен должен иметь четкое представление о возможных угрозах и их мотивах, ориентироваться в способах преступных действий криминальных элементов и быть психологически подготовленным для их отражения.

Стоит отметить, что не всегда малое предприятие имеет возможность решить сложные проблемы в области безопасности своими силами: нет специалистов, нет возможности включить в штат специалиста в области безопасности и т.д. Часто значительно проще и это бывает экономически оправдано, пригласить профессионала, занимающегося решением подобных проблем для консультации или на временную работу.

Но, тем не менее, есть ряд вопросов, которые могут быть решены без вмешательства извне, своими силами. К таким вопросам можно отнести: организацию пассивной защиты имущества предприятия, создание системы учета и контроля сохранности материальных ресурсов, проведение постоянной профилактической работы с персоналом в области защиты коммерческих секретов фирмы.

В основном своими силами, малое предприятие может обеспечить организационные меры по обеспечению своей безопасности и решить вопросы так называемой пассивной защиты с использованием соответствующих технических средств, т.е. установки сигнализации, укрепления дверей и окон и т.д.

Технические средства для обеспечения пассивной защиты.

Практически невозможно, полностью превратить офис в неприступную крепость. Специалисты утверждают - абсолютных систем защиты не бывает, следовательно, речь может идти только об использовании малым предприятием более или менее надежных средств охраны. Качество работы данных средств защиты определяется тем, ЧТО, от КОГО и ЗА КАКИЕ ДЕНЬГИ вы собираетесь защищать.

Для обеспечения безопасности предприятия, среди технических средств, используются следующие: замки, двери, решетки, сейфы, охранная и пожарная сигнализации, технические средства защиты от несанкционированного съема информации и т.д. (Подробнее о технических средствах см. в разделе 4.4.).

Среди основных направлений организационных мер по обеспечению безопасности предприятия стоит выделить:

В области защиты материальных ресурсов - использование технических средств защиты имущества предприятия, постановку внутреннего учета и контроля сохранности имущества предприятия и его надлежащего использования.

В области обеспечения безопасности финансовых ресурсов - мероприятия по проверке потенциальных клиентов, партнеров, организацию системы мер по предотвращению внутреннего мошенничества на предприятии.

В области обеспечения информационной безопасности - организацию работ по предотвращению утечки информации, обеспечению сохранности коммерческих секретов предприятия.

Кроме того, необходимо постоянно проводить разъяснительную работу с персоналом предприятия, в целях обеспечения его собственной безопасности и снижению риска возникновения угрозы безопасности предприятию от неправильного поведения сотрудников.

Сложные (хотя и весьма эффективные) охранные системы не всегда доступны малому предприятию из-за их достаточно высокой стоимости. Да и организация постоянной физической охраны не всегда возможна по той же причине. Но, тем не менее, проблема защиты материальных ценностей существует. Что же делать в этом случае? Используйте творческий подход для решения данного вопроса.

Современные охранные системы создаются по так называемой блочно-зонной технологии с многобарьерными системами защиты (периметрами), которые, в свою очередь, состоят из технических средств защиты (решетки, двери), систем сигнализации, физической охраны.

Попробуйте создать свою систему защиты, используя данный принцип многобарьерности (рассмотренный ниже) и доступные Вам средства.

Подходы к зданию офиса, прилегающая территория (двор). Для обеспечения безопасности, как правило используются системы видео наблюдения, позволяющие видеть, что творится за пределами охраняемой территории. Возможно, для малого предприятия это не совсем актуально, так как часто вся его территория - несколько арендованных комнат. Но если хотите знать, кто к вам пришел - установите хороший дверной глазок.

Как правило, в обычных офисах крыши все-таки не охраняются, поскольку это не самый эффективный способ для проникновения, поэтому специальной аппаратуры для защиты крыш практически нет. Однако пример использования системы наведения электрического поля для защиты крыши можно себе представить. Преступник не может взобраться на большинство крыш, не задев провод, что, естественно, позволяет уменьшить чувствительность прибора и величину напряжения. Да и вероятность ложной тревоги - серьезнейшая проблема для различного рода сигнализации - здесь невелика. Птицы не в счет, поскольку чувствительные зоны могут быть удалены от карнизов.

Остаются следующие основные пути проникновения: двери и окна.

Двери - вы можете ограничиться обычной, хорошо укрепленной металлической или бронированной дверью - которую, как известно, тяжело вышибить. Стандартная дверь должна выдерживать удары топора, молотка, воздействие паяльной лампы (газового резака), огнестрельного оружия, сверла, пилы или взрывчатого вещества. Можно поставить и стеклянные пуленепробиваемые двери, но в этом случае необходимо очень внимательно подойти к вопросу качества. Если у вас есть средства, покупайте систему контроля доступа.

Окно - еще один объект в системе охраны вашего офиса, защищать который тоже можно по-разному:

• "заковать" окно в решетки - способ надежный, хотя и недешевый (если, конечно, думать о дизайне)

• установить датчики.

Решетка, в отличие от датчика, не только предупредит о непрошеном госте, но и станет на его пути серьезным препятствием.

Внутренние помещения офиса - еще один периметр - как раз эффективно защищают с помощью различных датчиков. Например, пассивные инфракрасные датчики реагируют на человека - нагретый перемещающийся "предмет".

Необходимо защитить офис и от пожара. Для этого существуют специальные датчики.

Несмотря на массу всевозможных проблем и материальных затрат, использование систем сигнализации полностью оправдывает себя. Лучше получить сигнал о нападении, чем вообще ничего о нем не знать. Электронные системы защиты справедливо называют помощниками службы безопасности фирмы. Это обстоятельство необходимо учитывать, занимаясь проблемой защиты офиса.

Сейфы - на тот случай, если ничто не уберегло ваш офис от вторжения преступников, необходимо иметь последнюю "линию обороны" - надежные сейфы. В стационарных и стенных сейфах следует хранить деньги, ценные бумаги, документы, драгоценности, оружие, другие предметы, которые вы хотите сохранить в неприкосновенности.

На рынке можно сейчас найти сейфы разных размеров и конструкций: от самых маленьких, предназначенных для бетонирования в стене, до бронированных шкафов. Наиболее предпочтительны те модели, которые имеют запирающие механизмы с микропроцессорным управлением и автономной системой питания (гарантийный срок службы без перезарядки батарей - 2 года) и обеспечивают защиту не только от взлома, но и от пожара.

Организационные меры

Для обеспечения сохранности и предотвращения случаев воровства на предприятии, необходимо проводить инвентаризацию имущества. Регулярный контроль позволит своевременно выявить случаи хищений и принять меры по возврату имущества или компенсации ущерба. Лучше всего - ввести материальную ответственность сотрудника за вверенное ему имущество организации.

Приведем несколько практических рекомендаций для предотвращения хищений и наиболее распространенных средств выявления "несунов" из числа сотрудников.

Если Ваша организация занимается розничной торговлей, то:

Во-первых, необходимо соблюдение всех рекомендаций в сфере предотвращения воровства покупателями. Обычно все факты исчезновения товара из торгового зала объясняют происками покупателей, а не продавцов. Если в результате принятых мер в отношении клиентов количество краж не уменьшилось, значит, собственные воры более активны, чем посетители.

Во-вторых, материальная заинтересованность сотрудников охраны (дежурящих в торговом зале), кассиров и продавцов - консультантов в снижении количества краж. В частности, компенсация части ущерба от краж за счет вычета этой суммы из зарплаты этих лиц. Конечно мера негуманная, но эффективная. При условии, что будут использованы технические средства охраны. Например, на все продаваемые вещи будут приклеены специальные магнитные бирки. В этом случае большинство приемов магазинных воров просто не работают.

Тогда охранники смогут выявить немногочисленных воров - виртуозов из числа покупателей, а честные продавцы укажут на "несунов". Мало кто согласиться с тем, что его обворовывают. По-другому трудно назвать вычеты из зарплаты.

В-третьих, отказ от практики, когда сотрудники охраны выступают в роли продавцов-консультантов. Конечно, это позволяет повысить оперативность обслуживания, но при этом снижается бдительность "секьюрити".

На производственных "объектах", где нет посторонних, выявить "несунов" тоже возможно:

• Жесткий пропускной режим.

• Эффективная система контроля и управления доступа.

• Учет полуфабрикатов после прохождения каждого технологического участка.

• Регулярный досмотр личных вещей сотрудников (эту меру лучше заранее указать в контракте).

• Постоянная ротация сотрудников охраны, с целью предотвращения сговора с сотрудниками охраняемого объекта.

4.4.2. Обеспечение безопасности финансовых ресурсов

В области обеспечения безопасности финансовых ресурсов - Вам скорее помогут организационные мероприятия.

Пригласите квалифицированного бухгалтера, который за Ваши деньги будет работать для Вас, а не для налоговой инспекции. Кроме того, иногда небрежность или некомпетентность бухгалтера, приводит к ощутимым потерям. Особенно часто это происходит на небольших предприятиях, которые не могут позволить себе нанять высококвалифицированных сотрудников. Но такая экономия приводит к тому, что организация, например, переплачивает большие (по своим) меркам средства в качестве налогов. Если у Вас нет средств, чтобы оплачивать хорошего бухгалтера постоянно, обратитесь (хотя бы один раз) к специалисту-консультанту. В хорошей аудиторской фирме Вам подробно и понятно расскажут о том где, как и почему, а главное - на основании каких документов, вы можете сэкономить, а где не стоит. Затраченные на консультацию деньги окупятся сполна. Кроме того, используя полученные знания, вы сможете реально оценить квалификацию своего бухгалтера.

Для того чтобы избежать возможного "сотрудничества" с фирмами-мошенниками попробуйте организовать хотя бы минимальную проверку своих возможных партнеров - получите информацию о них.

Рекомендовать универсальные методы, надежно защищающие от мошенничества партнеров невозможно из-за многообразия жульнических приемов. Но наиболее важными являются следующие методы защиты от мошенников:

• Не спешите расставаться с собственными деньгами. Стремитесь оплачивать товар только после его поставки вам. В крайнем случае, выставляйте аккредитив с выгодными для вас условиями его раскрытия (после поставки товара). Вместе с тем существует вероятность подделки документов, необходимых для раскрытия аккредитива.

• Если вы провели с новым партнером одну-две небольшие сделки, не считайте, что обязательно будет удачной и третья, крупная сделка. Особенно в случае, если при совершении крупной сделки вашими деньгами будет распоряжаться партнер.

• При заключении договора о совместной деятельности предусмотрите ваше обязательное участие во всех основных операциях по совместной деятельности, ваш жесткий контроль за расходованием средств и распределением доходов. В договоре четко оговаривайте свои экономические интересы. Если контракт не будет выполнен, по условиям договора стремитесь получить максимальную компенсацию.

• Поступайте осторожно, если вам будут предлагать чрезвычайно выгодные условия договора.

• При заключении договоров на покупку товара и его продажу контролируйте оговариваемые размеры получаемых и выплачиваемых штрафных санкций в случае срыва договоров.

• Обязательно ознакомьтесь с уставом предприятия-партнера. Выясните, имеет ли предприятие по уставу право заниматься предусмотренной договором деятельностью. Уточните, имеет ли право директор заключать с вами договор без согласования с вышестоящим руководством. Если партнер ссылается на солидных учредителей, проверьте это в учредительном договоре. Очень полезно также ознакомиться с балансом предприятия-партнера.

• Проверьте паспорт и полномочия лица, подписывающего с вами договор, а также совпадение названия предприятия-партнера в тексте договора, в других документах и на печати.

• В тексте договора должны отсутствовать ссылки на обязательства других юридических и физических лиц, кроме подписавших договор. Необходимо быть особенно внимательным в случае, если договор заключается от имени известной фирмы, а деньги направляются в адрес другого предприятия (даже если последнее называет себя дочерней структурой или региональным представителем известной фирмы).

• Проверяйте предоставляемые залоги на предмет их возможного многократного перезакладывания.

• При предоставлении вам поручительств (гарантий) других предприятий или организаций проверьте состоятельность поручителя (гаранта) и выясните, давал ли он вообще предоставленную вам гарантию.

• В счетах-фактурах, в актах приемки-сдачи работ и в накладных всегда проверяйте соответствие указанного в документах и фактического количества и качества поставляемых товаров, а также объемов выполненных работ и услуг.

• Контролируйте своих работников, не создавайте им условий, когда они могут “перепродаться” другой фирме.

 

 

 

 

 

---

4.4.3. Обеспечение информационной безопасности

В условиях малого предприятия доступными являются в основном организационные меры.

Для того, чтобы оградить себя от утечки конфиденциальной информации, следует:

• контролировать доступ сотрудников фирмы к закрытой документации и к базам данных, каждый сотрудник независимо от своего служебного положения или степени родства с руководителем фирмы должен владеть только той информацией, которая ему необходима для работы;

• периодически просматривать данные и определять степень их секретности, помня, что любая информация быстро “стареет”;

• хранить папки с секретной информацией в огнестойких сейфах, снабженных кодовыми замками. Создайте систему классификации с ограниченным доступом различных категорий сотрудников, которые прошли тщательную проверку. Не облегчайте доступ кому-либо к секретной информации;

• принять меры безопасности в работе с компьютерами, которые бы лишали допуска незаинтересованных сотрудников к секретным файлам без наличия определенного кода (подробнее см. п.п. 2.2.10.);

• принять меры по защите локальных компьютерных сетей от попыток несанкционированного доступа из зоны Интернета, для чего использовать соответствующие программные и аппаратные средства;

• установить на всех компьютерах антивирусное программное обеспечение и регулярно его обновлять;

• оборудовать звуконепроницаемые (экранированные) помещения для обсуждения важных вопросов;

• регулярно обследовать такие помещения, силами приглашенных специалистов, проверяя при помощи специальной аппаратуры наличие в них подслушивающих (сканирующих) устройств;

• завести специальные конверты (папки), в которых конфиденциальная информация будет циркулировать внутри фирмы;

• установить места приема посетителей, никогда не оставлять их одних в офисе и других помещениях фирмы;

• не реже одного раза в неделю обследовать все служебные и подсобные помещения фирмы (включая коридоры и туалеты) для выявления подслушивающих и звукозаписывающих устройств;

• упорядочить использование сотрудниками множительной и копировальной техники;

• установить аппарат для уничтожения ненужных документов (включая использованную копировальную бумагу от пишущих машинок);

• неукоснительно придерживаться правила: секретные документы уничтожаются лично сотрудником, отвечающим за безопасность фирмы;

• установить персональную ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальной информации с четкой градацией мер дисциплинарного и материального воздействия за ее утечку;

• не злоупотреблять наймом временных сотрудников, если они по роду своей работы автоматически получают доступ к конфиденциальной информации;

• относится с осторожностью к временным рабочим в связи с тем, что проверить прежнюю деятельность временных рабочих порой достаточно трудно. Проследите за тем, чтобы за их работой и поведением постоянно наблюдали их непосредственные начальники и начальник службы безопасности компании. У этих рабочих должны быть отличные от других сотрудников таблички с указанием их имени и должности. Такие таблички не должны давать им доступ на ключевые объекты вашей компании.

• Субподрядчики и их персонал также должны иметь специальные таблички, по которым можно определить их принадлежность к той или иной компании-субподрядчику и должность. Они должны находиться под постоянным наблюдением сотрудников службы безопасности и сопровождаться ими для работы в наиболее важных местах компании. Данной категории рабочих и служащих не рекомендуется давать разрешение на свободное перемещение по территории вашей компании.

 

 

 

---

4.4.4. Организационная работа по обеспечению безопасности, проводимая с персоналом предприятия

Обучайте сотрудников своей компании элементам безопасности

1. Дайте почувствовать сотрудникам, что их работа важна. Сотрудники должны знать, что они являются частью компании, важным элементом производства продукции и услуг, которые вы продаете.

2. Проинформируйте сотрудников, с какой целью предпринимаются те или иные меры предосторожности. В этом случае не возникнет непонимания и возражений. От сотрудников, понимающих и разделяющих вашу озабоченность по поводу обеспечения безопасности, всегда можно ожидать проявления большей сознательности и помощи.

3. Объясните, что меры по обеспечению безопасности направлены на их защиту и осуществляются в целях достижения процветания компании. Подчеркните необходимость их помощи в определении странного или подозрительного поведения других сотрудников.

4. Требуйте, чтобы сотрудники были тактичны и вежливы. Часто для того, чтобы исполнять свои обязанности, сотрудник должен быть в постоянном контакте с клиентами, либо с остальными служащими компании. Сотрудник, злоупотребляющий своим положением, вызывает недовольство коллектива. А как отреагирует клиент на грубое замечание, не сможет предсказать никто.

5. Проводите политику “чистых столов”. Требуйте от своих сотрудников освободить свои рабочие столы от документов в конце рабочего дня.

6. Регулярно интересуйтесь мнением сотрудников, отвечающих за обеспечение безопасности предприятия. Никто лучше них не может знать, есть ли уязвимые места в системе безопасности вашей компании.

 

 

 

---

4.5. Расходы на безопасность

На начальном этапе деятельности все Ваши расходы на безопасность будут в основном определяться следующими задачами:

1)   покупка и установка замков, сейфов;

2)   заказ и работы по установке металлических дверей, решеток на окнах (а, при необходимости, и на вентиляционных отверстиях, на технических межэтажных переходах и т.п.). Только помните при этом о необходимости соблюдать требования пожарной безопасности: в случае возникновения пожара должна сохраняться возможность быстрой эвакуации персонала и свободного доступа к источнику возгорания, поэтому в данных вопросах лучше заранее проконсультироваться с пожарным инспектором, отвечающим за вашу территорию;

3)   покупка и установка систем охранной и пожарной сигнализации, - в соответствии с целями построения защиты и Вашими финансовыми возможностями. В любом случае, фирма, устанавливающая сигнализацию, должна обеспечивать техническую поддержку и необходимый ремонт, также и после окончания гарантии (здесь лучшим вариантом может оказаться абонементное обслуживание);

4)   возможно, разумным вариантом будет постановка помещений Вашей фирмы на обслуживание вневедомственной охраной;

5)   в случае если позволяют финансовые возможности предприятия и существует объективная необходимость, то возможно у Вас появится еще одна статья расходов - охрана. Но здесь необходимо соотносить затраты с достигаемым эффектом;

6)   возможно, потребуются затраты на обучение Ваших сотрудников в специализированных учебных центрах, если Вы решите, что это позволит более эффективно решать вопросы обеспечения безопасности или обеспечит необходимые навыки поведения в критических ситуациях;

7)   также может возникнуть необходимость в платной консультации специалистов по вопросам безопасности для решения специальных проблем.

На этом разовые затраты на начальном этапе работ по обеспечению безопасности Вашей фирмы, видимо, закончатся (кроме текущих расходов, например на абонементное обслуживание).

По мере развития бизнеса, Вам по всей видимости придется понести затраты по созданию собственной службы безопасности (или оплаты услуг привлеченных специалистов).

В приложении 7.4. Вы сможете найти ссылки на интернет-представительства фирм, занимающихся вопросами обеспечения безопасности (охранные и детективные агентства, поставщики технических средств и т.д.)