Сегодня пятница, 29.05.2020: публикаций: 6295
27.11.2019  Организации выставок и презентаций: на что стоит обратить внимание?

Презентации и выставки уже давно перестали быть просто способом продемонстрировать свои услуги, товары. В наше время эти деловые мероприятия считаются целыми маркетинговыми программами, которые позволяют фирмам и предприятиям из разных сфер деятельности выделиться среди конкурентов, подняться на рынке на более высокий уровень. Но это возможно лишь тогда, когда выставка или презентация организована и проведена правильно, эффективно. Давайте разберемся, как это правильно сделать и на что следует обратить внимание.

Определяем цель

Организация выставок и презентаций невозможна без определения какое мероприятие запланировано. Это может быть:

  • персональная выставка собственного бизнеса, как часть крупного события;
  • собственная презентация услуг или продукции;
  • роль организатора event, где другие юридические и физические лица могут принимать участие.

В большинстве случаев компании интересуются больше вторым вариантом. Что необходимо сделать, чтобы мероприятие стало эффективным, а ресурсы, вложенные в него, вернулись правильным откликом? Первое, что необходимо – определить цель. Без постановки задачи, процесс подготовки не стоит даже начинать. Именно по этой причине, рекомендовано продумать какая цель презентации. Очень часто руководство предприятия ставит перед организаторами такие задачи, как:

  1. увеличить продажи;
  2. расширить сферу влияния, охват рынка;
  3. поддержать имидж, репутацию;
  4. повысить узнаваемость бренда, лояльность целевой аудитории.

Четкое понимание цели позволит более эффективно и правильно продумать концепцию бизнес-события, ведь этот фактор зависит от множества различных факторов, и поставленной задачи, в том числе.

Важные организационные моменты

После того, как задача проведения презентации и выставки определена, необходимо приступить к организационным моментам. В этом процессе важно не упустить ни одну деталь, ведь это поможет обратить внимание целевой аудитории к Вашей компании. Итак, приступим к самым необходимым параметрам.

Концепция

Этот фактор играет одну из самых важных ролей в подготовке к деловому мероприятию. Безусловно, правильно подобранная концепция проведения презентации позволит посетителям запомнить предприятие-участника. Для этого рекомендуется подобрать определенное направление, где каждый элемент будет дополнять друг друга и создавать цельное впечатление от персональной выставки.

Бюджет

Подготовка каждого проекта начинается с определения бюджета: сколько организация сможет потратить денег на реализацию задуманного. В растраты входит аренда залов в Киеве, маркетинговая кампания и многое другое. От суммы зависит многое, например:

  • масштаб мероприятия;
  • размеры и презентабельность выставочной локации;
  • количество участников;
  • дополнительные параметры.

Чтобы правильно определиться с затратами, необходимо ознакомиться со стоимостью всех сопутствующих услуг, которые понадобятся в процессе организации и проведения. Если есть возможность, будет правильнее заложить небольшой запас на возможные непредвиденные расходы. Это будет намного лучше, чем прочувствовать недостаток возможностей во время работы над презентацией.

Подбор помещения

Правильно выбранный зал для выставки, в первую очередь, должен быть максимально просторным. Это позволит гостям и участникам чувствовать себя комфортно, свободно и у них не появится желание быстрее покинуть мероприятие.

Еще одним важнейшим параметром выбора места под аренду является его расположение. Предпочтительнее подобрать выставочный зал, который имеет достаточно удобную транспортную развязку.

Выставочные стенды, стеллажи

Основываясь на поставленной цели, необходимо делать упор на продукцию или информационное наполнение презентации. Если задача стоит на увеличении дохода, рекомендуется продемонстрировать свой товар потенциальным покупателям, рассказать про их достоинства и отличительные особенности. Аналогично дела обстоят и с услугами, Вы можете также показать часть процесса их предоставления. Таким образом, гости мероприятия смогут на себе прочувствовать собственную необходимость в сервисе компании.

Мультимедийное представление информации

Flash, аудио и видео-презентации в современном мире встречаются на каждом шагу. Именно потому их используют на выставках, семинарах, тренингах и конференциях. Сегодня они позволяют правильно и легко донести сложную информацию простым языком большому количеству аудитории, а еще могут стать запоминающимся фактором, который выделит фирму среди конкурентов.

Полиграфия и раздаточный материал

В большинстве случаев после посещения презентации или выставки, информация, полученная на ней, выветривается из памяти очень быстро. Именно потому раздаточный материал станет прекрасным способом долго напоминать о себе гостям. Для правильного маркетингового хода потребуется создать печатную полиграфию и визитки, где будет находиться информация про фирму, сферу деятельности и другие важные моменты.

Реклама

Одним из ценных параметров организации делового мероприятия считается маркетинговая кампания. Никогда нельзя недооценивать рекламу или откладывать ее на позже. Массовая реклама на телевидении, радио, в разных общественных местах сможет гарантировать популярность выставки и презентации, а это значит больший охват целевой аудитории, которая как никто другой заинтересован именно в аналогичных услугах, продукции.

Для этого возможно пригласить журналистов, предварительно разослав им пресс-релиз. Необходимо таким образом заинтересовать их, подогреть желание посетить Ваше мероприятие. Реализовать такую задумку можно с помощью интриги или других интересных моментов.

Соблюдая некоторые правила во время подготовки к бизнес-событию, организаторы смогут надолго оставить про себя память у гостей. Это позволит достичь поставленной цели, эффективно выполнить запланированное.